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社内でこんなメールを送られてこられるとなんか苛々する6選

こんにちは、サムです。

 

会社での仕事の中の伝達手段で大切な位置を占めているメール。今は当たり前にメールを使っていますが、20年近く前は仕事でメールを使うことはなく、電話かファクシミリでした。もう今の時代、メールがなければ仕事ができないという人の意見が大半ではないでしょうか?

 

 

メールは扱いを間違えると結構怖い

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何気なく仕事で使いこなしているメールですが、当然伝達内容は履歴として立派に残るので、よく考えてから相手に対して発信することが重要です。

 

ぼくが働いている会社はとても人数が多いので、集合アドレスというものを作っています。いわゆる部署単位のアドレスのことを指しますが、最も大きいものだと世界中全ての従業員、つまりワールドワイドにたったひとつのアドレスで約5万人に一斉にメール配信できてしまう。このアドレスを使うのは普段はCEOくらいですが、アジアエンプロイーや日本国内の従業員にも一斉に配信ができる集合アドレスはあるので、送り先には十分注意を払う必要があるわけです。

 

Office2013では集合アドレスを送り先に入れると、「このアドレスは◯人を対象にメール配信します」と一言メッセージが出ます。その配信対象人数を考えるだけでも自分が送る内容に十分注意を払うだけでも相当なストレスが出ます。

 

こんなメールが送られてくると、どうなの?と思ってしまうこと

 

文章に句読点が全くない

文章と文章の間に段落だけを設けて、句読点が全くない文章には全く誠意を感じられません。面倒だからそうしているのか、本人の意思は分かりませんが、なんだか変わっている人なんだあと思ってしまいます。

 

社内メールの定番 「お疲れ様です」を絶対に入れない

ぼくも毎度のメールでいちいちお疲れ様ですの一言を入れるのは正直面倒ですが、やはり協調性を出すための定番中の定番メッセージなのではないでしょうか。誰が決めた訳でもありませんが、今やメールの最初には社内では「お疲れ様です」、社外では「いつもお世話になっております」は“社会人としてのメール一般常識”だと思いますので、面倒でも必ず入れるようにしています。

 

社内でお疲れ様ですの一言をメールに100%徹底して入れない人は無駄を省いた仕事術を意識しているとか、憶測すると何事にも意地を張ってしまうタイプだと思ってしまいます。

 

 社内メールで上司名に様とか役職名を入れる

ぼくの会社は部下も上司も関係なく「さん」付けでメールを送っている人がほとんどです。〇〇部長、〇〇課長というメール宛名を嫌がる上司も実際にいます。このように社内メールの宛先によっても社風が現れます。

 

社内なのに自分の上司に「様」で送っている人をみると、なんで「様」で送っているのだろうと思ってしまいます。本人は「さん」付けで送ると上司に対して失礼だと思っているのでしょうが、様の方がメールコミュニケーションを若干硬くしてしまう感じがします。

 

ちなみに社外メールの宛名で「様」をあえて使わずに「さま」にすることで、少し柔らかめな印象を相手に対して与えることができるのでなるべく実践しています。

 

例 髙木商事株式会社 安倍様 → 安倍さま

 

文章が「・・・が。」で終わる

これに同意していただける人はおそらくいるはず。

 

文章を書いているうちに途中で思い浮かび、・・・が。で付け足した方が楽で、時間短縮につながることはよく分かります。しかし、この表現は読んでいる相手に対しては意外と高圧的な内容に捕らえられがちなので送る側は注意した方が良いように思います。この表現は上の立場に立っている人に多く、部下に対してメッセージを送る場合によく見かけます。

 

ちなみに池上彰さんの著書でもこの「・・・が。」はよく出てきますがやはりあまり良い印象ではありません。

 

相手のメール開封通知をいちいち入れる

最近はほとんどいませんが、これをやられると「自分は相手に信用されていないのか?」と勘ぐってしまうので、開封通知をメール送信時に設定するのは最悪な行為です。もちろん送る側は相手が送ったメールを見ているのかどうか気になりますが、受け取った側の気持ちを全く考えていないのでやめましょう。どうしても開封通知を入れたい場合は一言メールに添えてから送ると良いでしょう。

 

質問文章の最後に2つ以上の??マークをわざとつける

「あなたはこの点に関して理解していないでしょ」を言わんとするわざとらしい?マークの連発はかなりイラっとします。疑問系の文章には一つの?マークで十分に相手に伝えることが可能で、2つ以上の?マークは威圧感を相手に与えていますので大いに反省すべき。

 

自分が謙遜し、相手にメールを送ってあげるとうまくいく

 

どういうことかというと、メールは相手に対してお願い、意見をする機会の手段として使っている訳なので、「恐れ入りますが」「誠に恐縮ではございますが」の後に自分の考えを入れると相手に対して失礼にあたることになく、協力をしてあげようという気持ちになれるのではないかと思います。

 

たまに喧嘩ごしの内容と捕らえられてしまうものもあります。しかし文章だけで気持ちを読めないこともあり、実は大したことがなかったなんていうことが起きてしまうのがメールです。

 

結局は送る側の誠意というものを意識することが最も大切です。受け取る側も相手の気持ちを全て察する努力は無用で、文章なのでお互いのすれ違いが生じるのは仕方がないとある程度割り切り、どうしてもメールで対応できない時は、電話や直接相手と会って話を交わすことが大切です。

 

しかし、相手が悪意を持っていなく、無意識の中に送られて相手を不快に思わせてしまっているメール内容であったことをわざわざ教えてくれる人はまずいませんから、自分から意識をして見直す必要があります。メールを受け取る側の立場に立ってよく考えて文章を作成する、配信する宛先を決めるといった行為が必要です。